Microsoft Office und OneDrive machen den Arbeitsalltag einfacher. Mit OneDrive können Sie Office-Dokumente automatisch speichern, von überall darauf zugreifen und in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten. Besonders für Unternehmen in Deutschland bietet die Kombination aus Office und OneDrive praktische Lösungen:
Echtzeit-Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, ohne Versionschaos.
Automatische Sicherung: Änderungen werden direkt gespeichert, Datenverlust wird minimiert.
DSGVO-konforme Sicherheit: Daten werden geschützt und können auf europäischen Servern gespeichert werden.
Flexibilität: Arbeiten auf PC, Tablet oder Laptop – Dateien sind immer synchron.
Die Einrichtung ist einfach: Mit einer gültigen Office-Lizenz und einem Microsoft-Konto können Sie OneDrive in wenigen Schritten konfigurieren. Probleme wie Synchronisationsfehler lassen sich schnell beheben. Unternehmen profitieren zudem von Tools wie dem OneDrive-Synchronisations-Dashboard. Tipp: Lizenzen für Microsoft Office und OneDrive sind oft günstiger bei Drittanbietern wie Software Shop PS1CODE erhältlich. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie OneDrive optimal einrichten, synchronisieren und mögliche Probleme lösen.
Die Einrichtung von OneDrive für Microsoft Office ist einfach und schnell erledigt. Mit den richtigen Voraussetzungen können Sie innerhalb weniger Minuten loslegen.
Voraussetzungen für die Synchronisation
Bevor Sie starten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles Nötige zur Hand haben. Eine gültige Office-Lizenz (Microsoft 365, Office 2016, 2019 oder 2021) ist erforderlich. In Deutschland können Sie solche Lizenzen günstig bei Software Shop PS1CODE erwerben. Dort erhalten Sie echte Lizenzschlüssel zu attraktiven Preisen in Euro (€). Außerdem brauchen Sie ein Microsoft-Konto. Das kann ein persönliches Konto sein (z. B. someone@outlook.de) oder ein Geschäfts- oder Schulkonto (z. B. user@firma.de oder user@schule.de). Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto entsprechend deutscher Standards eingestellt ist – mit Euro (€) als Währung, dem Datumsformat TT.MM.JJJJ und dem Zahlenformat 1.000,00. Die OneDrive-Desktop-App ist auf Windows 10 und 11 bereits vorinstalliert. Sollten Sie eine ältere Windows-Version oder macOS nutzen, können Sie die App direkt von der Microsoft-Website herunterladen. Eine stabile Internetverbindung ist ebenfalls wichtig, besonders bei der ersten Synchronisation größerer Datenmengen. Falls Sie mehrere Microsoft-Konten nutzen, können Sie sowohl private als auch geschäftliche Konten parallel einrichten. Jedes Konto wird mit einem eigenen Cloud-Symbol in der Taskleiste oder Menüleiste sowie separaten Synchronisationseinstellungen verwaltet.
OneDrive installieren und einrichten
Für Windows-Nutzer ist die Einrichtung besonders unkompliziert, da OneDrive auf Windows 10 und 11 standardmäßig vorinstalliert ist. Klicken Sie einfach auf das OneDrive-Cloud-Symbol im Infobereich der Taskleiste und melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Kontodaten an. Der Einrichtungsassistent führt Sie durch die notwendigen Schritte und übernimmt automatisch die deutschen Systemeinstellungen für Datum, Uhrzeit und Währung. Während der Einrichtung werden Sie gebeten, den Speicherort für Ihren OneDrive-Ordner festzulegen. Standardmäßig befindet sich dieser unter „C:\Benutzer\IhrName\OneDrive“. Sie können den Pfad jedoch anpassen, falls gewünscht. Nach Abschluss der Einrichtung startet die erste Synchronisation automatisch. Für macOS-Nutzer gibt es die OneDrive-App direkt auf der Microsoft-Website. Falls Sie bereits eine Version aus dem Mac App Store installiert haben, sollten Sie diese zuerst deinstallieren. Nach der Installation starten Sie die App, melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und wählen den Speicherort für Ihren OneDrive-Ordner. Danach synchronisiert die App Ihre Dateien, die Sie bequem über den Finder abrufen können. Wenn Sie eine Microsoft 365-Lizenz über Software Shop PS1CODE erworben haben, installieren Sie Office, aktualisieren Windows 11 und starten OneDrive. Wählen Sie den gewünschten Speicherort (z. B. „C:\Benutzer\IhrName\OneDrive“) und aktivieren Sie die automatische Speicherung für Office-Anwendungen. Falls Sie mehrere Konten einrichten möchten, öffnen Sie die OneDrive-Einstellungen über das Cloud-Symbol, navigieren zum Punkt „Konto“ und klicken auf „Konto hinzufügen“. Nach der Anmeldung wird jedes Konto mit einem eigenen OneDrive-Ordner und individuellen Einstellungen synchronisiert. Damit ist die Basis-Einrichtung abgeschlossen. Sie können anschließend festlegen, welche Ordner synchronisiert werden sollen, und die automatische Speicherung in Office aktivieren.
Microsoft Office-Daten mit OneDrive synchronisieren
Mit OneDrive können Sie Ihre Office-Dokumente auf praktische Weise synchronisieren. Ob durch automatisches Speichern, die gezielte Auswahl von Ordnern oder die Verwaltung mehrerer Konten – die Möglichkeiten sind vielfältig und flexibel.
AutoSpeichern in OneDrive aktivieren
Die Funktion AutoSpeichern ermöglicht es, Ihre Office-Dokumente automatisch in OneDrive zu sichern. Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie ein Office-Dokument, wählen Sie „Datei > Speichern unter“ und speichern Sie es in OneDrive. Anschließend können Sie den AutoSpeichern-Schalter aktivieren. Dadurch werden alle Änderungen in Echtzeit gesichert, und die neueste Version Ihrer Datei ist sofort auf all Ihren Geräten verfügbar. Ein weiterer Vorteil: Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Während Sie an einem Dokument arbeiten, können Ihre Teamkollegen Ihre Änderungen nahezu in Echtzeit mitverfolgen. Sobald AutoSpeichern eingerichtet ist, können Sie festlegen, welche Ordner synchronisiert werden sollen, um Speicherplatz und Übersichtlichkeit zu optimieren.
Ordner für die Synchronisation auswählen
Standardmäßig synchronisiert OneDrive alle Dateien und Ordner. Wenn Sie jedoch Speicherplatz sparen oder die Synchronisation gezielt steuern möchten, können Sie bestimmte Ordner auswählen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das OneDrive-Cloud-Symbol in der Taskleiste, öffnen Sie die Einstellungen und navigieren Sie zum Bereich „Konto“. Dort finden Sie die Option „Ordner auswählen“. In der Übersicht können Sie per Kontrollkästchen festlegen, welche Ordner lokal synchronisiert werden sollen. Ordner mit einem Häkchen werden auf Ihrem Gerät gespeichert, während nicht ausgewählte Ordner ausschließlich in der Cloud verbleiben. Diese selektive Synchronisation ist besonders praktisch, wenn Sie mit großen Dateien oder selten genutzten Archiven arbeiten. Zum Beispiel könnten archivierte Projekte aus den Jahren 2020–2022 in der Cloud verbleiben und bei Bedarf über den Webbrowser abgerufen werden. Für Nutzer, die mit mehreren Microsoft-Konten arbeiten, bietet OneDrive ebenfalls eine einfache Lösung.
Mit mehreren Konten arbeiten
Viele Menschen nutzen sowohl ein privates Microsoft-Konto als auch ein Geschäfts- oder Schulkonto. OneDrive macht es möglich, beide Konten parallel zu verwenden, wobei die Daten strikt getrennt bleiben. Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf das OneDrive-Cloud-Symbol, öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Konto“. Dort können Sie unter „Konto hinzufügen“ die Anmeldedaten des zweiten Kontos eingeben. Nach der Anmeldung erscheint ein zusätzliches Cloud-Symbol, das das neue Konto repräsentiert. Innerhalb der Office-Anwendungen können Sie dann beim Speichern zwischen den Konten wechseln, z. B. zwischen „OneDrive – Persönlich“ und „OneDrive – Firma XY“. Diese Trennung sorgt für mehr Übersicht und erfüllt wichtige Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Compliance. Wenn Sie eine Microsoft 365-Lizenz für Ihr Unternehmen benötigen, können Sie diese kostengünstig bei Software Shop PS1CODE erwerben. Dort finden Sie echte Lizenzschlüssel zu attraktiven Preisen in Euro (€), oft günstiger als beim Kauf direkt vom Hersteller.
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OneDrive-Synchronisierung verbessern und Probleme beheben
Nachdem OneDrive erfolgreich eingerichtet wurde, geht es nun darum, die Synchronisation zu optimieren und mögliche Fehler zu beheben. Selbst bei einer gut funktionierenden Synchronisation können gelegentlich Probleme auftreten. Aber keine Sorge: Mit den richtigen Anpassungen und Maßnahmen lassen sich die meisten Schwierigkeiten schnell lösen. Laut Microsoft-Support zählen Dateikonflikte und fehlende Synchronisation zu den häufigsten Problemen, die Nutzer melden. Die gute Nachricht: Wenn die Ursache bekannt ist, dauert die Fehlerbehebung in der Regel weniger als 10 Minuten. Hier erfahren Sie, wie Sie die Synchronisation verbessern und Probleme effizient beheben können.
Synchronisationseinstellungen anpassen
Eine der wichtigsten Stellschrauben zur Optimierung der Synchronisation ist die Bandbreitenbegrenzung. Gerade bei langsamer Internetverbindung kann es sinnvoll sein, die Upload- und Download-Geschwindigkeit anzupassen, um Überlastungen zu vermeiden. Dazu öffnen Sie die OneDrive-Einstellungen (Rechtsklick auf das Cloud-Symbol) und gehen zum Reiter Netzwerk. Hier können Sie die Geschwindigkeiten begrenzen und die Synchronisation bei Bedarf pausieren (für 2, 8 oder 24 Stunden), um Probleme zu vermeiden. Nach Ablauf der Pause wird die Synchronisation automatisch fortgesetzt oder kann manuell über Synchronisierung fortsetzen wieder aktiviert werden. Wenn Sie häufig offline arbeiten, können Sie wichtige Dateien oder Ordner als Immer auf diesem Gerät behalten markieren. Diese Dateien sind dann auch ohne Internetverbindung verfügbar. Änderungen, die offline vorgenommen werden, werden automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist. Der Synchronisationsstatus wird durch verschiedene Symbole angezeigt, sodass Sie stets den Überblick behalten.
Synchronisationsprobleme und Fehler beheben
Auch wenn die Einstellungen optimiert sind, können gelegentlich Fehler auftreten. Hier sind die häufigsten Probleme und wie Sie sie lösen können: Statussymbole und Fehlermeldungen: Ein rotes Kreuz weist auf Synchronisationsfehler hin, während ein gelbes Ausrufezeichen auf Teil-Synchronisationen hinweist. Typische Fehlermeldungen sind „Nicht genügend Speicherplatz“ oder „Dateikonflikt“. Bei Dateikonflikten erstellt OneDrive oft doppelte Dateien, indem es den Benutzernamen in den Dateinamen einfügt. Das passiert, wenn mehrere Personen gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Um solche Konflikte zu lösen, sollten Sie beide Versionen prüfen, die Änderungen manuell zusammenführen und überflüssige Kopien löschen. Die Versionsverlauf-Funktion in Microsoft Office kann dabei helfen, frühere Versionen wiederherzustellen und Datenverlust zu vermeiden. Speicherplatzprobleme können sowohl lokal als auch in der Cloud auftreten. Wenn der lokale Speicherplatz knapp wird, können Sie Dateien auf ein anderes Laufwerk verschieben oder als Nur online verfügbar markieren. Ist der Cloud-Speicher voll, sollten Sie unnötige Dateien löschen oder Ihren Speicherplan erweitern. Den verfügbaren Speicherplatz können Sie in den OneDrive-Einstellungen oder im Online-Dashboard einsehen. Falls die Synchronisation komplett stoppt, empfiehlt Microsoft folgende Schritte: Starten Sie die OneDrive-App neu, prüfen Sie die Internetverbindung, aktualisieren Sie die App auf die neueste Version und überprüfen Sie die Synchronisationseinstellungen. Bei anhaltenden Problemen können Sie Ihr Konto trennen und neu verknüpfen oder die integrierte Problembehandlung in den OneDrive-Einstellungen nutzen. Ein weiteres häufiges Problem sind ungültige Dateinamen. Achten Sie darauf, dass Dateinamen keine Sonderzeichen wie < > : " | ? * \ / enthalten und nicht länger als 260 Zeichen sind. Solche Fehler können die Synchronisation blockieren. Für Unternehmen bietet das OneDrive-Synchronisation Dashboard im Microsoft 365 Apps Admin Center zusätzliche Möglichkeiten. Administratoren können damit den Synchronisationsstatus überwachen, Fehlerberichte einsehen und Gruppenrichtlinien anwenden, um die Zuverlässigkeit zu erhöhen.
Vor- und Nachteile der OneDrive-Nutzung mit Microsoft Office
Die Integration von OneDrive in Microsoft Office bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Laut einer Bitkom-Studie aus 2022 nutzen 67 % der deutschen Unternehmen Cloud-Speicher wie OneDrive. Gleichzeitig meldet Microsoft über 300 Millionen aktive Nutzer von Microsoft 365 und OneDrive weltweit (Stand 2023). Im Folgenden finden Sie eine kompakte Übersicht der wichtigsten Vor- und Nachteile, die speziell für den deutschen Markt von Bedeutung sind.
Vor- und Nachteile im Vergleich
Die nachstehende Tabelle bietet einen schnellen Überblick über die zentralen Aspekte der OneDrive-Integration in deutschen Büroumgebungen:
Vorteile
Nachteile
Bemerkung
Echtzeit-Zusammenarbeit
Internetabhängigkeit
Offline-Zugriff nur auf synchronisierte Dateien
Automatische Sicherung
Speicherplatzbegrenzung
1 TB Standard, erweiterbar gegen Aufpreis
Versionskontrolle
Datenschutz-/DSGVO-Bedenken
EU-Server wählbar, aber Konfiguration prüfen
Integration in Office-Apps
Synchronisationsprobleme möglich
Fehlerbehebung über Admin-Tools verfügbar
Mobiler Zugriff
Kompatibilitätsprobleme bei Multi-Accounts
Klare Trennung zwischen Konten empfohlen
Die Tabelle fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die im Detail näher betrachtet werden. Echtzeit-Zusammenarbeit ist zweifellos einer der größten Vorteile: Teams können gleichzeitig an Dokumenten wie Word, Excel oder PowerPoint arbeiten, ohne auf umständliche E-Mail-Anhänge zurückgreifen zu müssen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Projektteam in einem deutschen Ingenieurbüro kann gemeinsam an einem technischen Bericht arbeiten, wobei jede Änderung sofort für alle sichtbar ist. Die automatische Sicherung schützt zudem vor Datenverlust, und die Dateiwiederherstellung ermöglicht es, Daten bis zu 30 Tage rückwirkend wiederherzustellen. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch Einschränkungen. Eine der größten Herausforderungen ist die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Ohne Internetzugang funktioniert die Echtzeit-Synchronisation nicht, und Nutzer können nur auf Dateien zugreifen, die bereits synchronisiert wurden. Besonders in ländlichen Gebieten mit schwacher Internetanbindung kann das problematisch werden. Ein weiteres Hindernis ist die Speicherplatzbegrenzung. Standardmäßig bieten Microsoft 365 Business-Tarife 1 TB Speicherplatz pro Nutzer. Unternehmen mit größeren Datenmengen müssen jedoch oft zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Die Kosten für Microsoft 365 Business Basic starten bei etwa 5,60 € pro Nutzer und Monat, während OneDrive for Business Plan 1 circa 4,20 € pro Nutzer monatlich kostet (Stand 2024).
Tipps für bessere Ergebnisse
Um die Nutzung von OneDrive zu optimieren, sind klare Richtlinien und gezielte Einstellungen entscheidend. Hier einige Empfehlungen:
DSGVO-Konformität sicherstellen: Wählen Sie gezielt europäische Rechenzentren für die Speicherung Ihrer Daten. Diese Option muss jedoch aktiv konfiguriert werden. Zusätzlich sollten Freigabeberechtigungen regelmäßig überprüft und der Zugriff auf sensible Dateien eingeschränkt werden.
Sicherheitsmaßnahmen stärken: Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer. Für externe Freigaben sollten passwortgeschützte Links mit Ablaufdatum verwendet werden. Sensible Daten können vor dem Hochladen zusätzlich verschlüsselt werden.
Mehrere Konten verwalten: Trennen Sie private und geschäftliche OneDrive-Konten strikt. Vermeiden Sie es, diese zu vermischen, und steuern Sie jede Instanz gezielt.
Offline-Arbeit vorbereiten: Markieren Sie wichtige Ordner als "Immer auf diesem Gerät behalten", um sie auch ohne Internetverbindung verfügbar zu machen. Vor Geschäftsreisen sollten Sie eine Synchronisation durchführen und geplante Offline-Arbeitszeiten mit dem Team abstimmen.
Admin-Tools nutzen: Für größere Organisationen empfiehlt sich das OneDrive-Synchronisations-Dashboard im Microsoft 365 Apps Admin Center. Dieses Tool ermöglicht die Überwachung des Synchronisationsstatus, die Analyse von Fehlerberichten und die Anwendung von Gruppenrichtlinien.
Kosteneffiziente Lizenzierung: Der Kauf von Microsoft Office- und OneDrive-Lizenzen über Anbieter wie Software Shop PS1CODE kann oft günstiger sein als der Direktkauf bei Microsoft.
Deutsche Unternehmen sollten OneDrive in ihre IT- und Datenschutzrichtlinien integrieren. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum sicheren Umgang mit Dateien und den Anforderungen der DSGVO sind ebenfalls empfehlenswert.
Fazit: Die wichtigsten Punkte zur Microsoft Office und OneDrive-Synchronisation
Die Verknüpfung von Microsoft Office mit OneDrive bietet zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag erleichtern. Dazu gehören die Möglichkeit zur Echtzeit-Zusammenarbeit, automatische Datensicherungen und der Zugriff auf Dokumente von mehreren Geräten aus. Hier sind die zentralen Aspekte der OneDrive-Synchronisation zusammengefasst. Dank der Funktion zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten können Teams effizient zusammenarbeiten, ohne sich um Versionskonflikte kümmern zu müssen. Gerade für hybride Arbeitsmodelle ist diese Flexibilität ein echter Gewinn. Die Einrichtung ist unkompliziert: Die OneDrive-App ist in der Regel bereits vorinstalliert. Nutzer können gezielt Ordner für die Synchronisation auswählen und problemlos zwischen privaten und geschäftlichen Konten trennen. Falls Probleme auftreten, helfen die Statusanzeige der App, regelmäßige Überprüfungen der Einstellungen und eine stabile Internetverbindung, um Fehler schnell zu beheben. Für Unternehmen in Deutschland bietet OneDrive zusätzliche Sicherheit: Daten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert, was die Einhaltung der DSGVO sicherstellt. Zudem sorgt die Zwei-Faktor-Authentifizierung für einen erhöhten Schutz. Der Software Shop PS1CODE unterstützt sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen dabei, diese Vorteile zu nutzen. Mit Angeboten wie Microsoft Office Home 2024 für nur 30,90 € (inkl. 19 % MwSt.) bietet der Shop eine kostengünstige Möglichkeit, sich die Vorteile der OneDrive-Integration zu sichern. Die Lizenzschlüssel werden sofort bereitgestellt, sodass Nutzer direkt starten können. Eine gut konfigurierte OneDrive-Synchronisation kann langfristig die Produktivität steigern. Sie ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, senkt IT-Kosten und erhöht die Flexibilität – ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen. Mit den passenden Lizenzen und einer sorgfältigen Einrichtung können Unternehmen in Deutschland ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und optimieren.
FAQs
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Daten in OneDrive DSGVO-konform gespeichert werden?
Die Speicherung von Daten in OneDrive kann unter Einhaltung der DSGVO erfolgen, wenn bestimmte Vorkehrungen getroffen werden. Microsoft stellt zahlreiche Sicherheits- und Datenschutzfunktionen bereit, die es Unternehmen und Privatpersonen erleichtern, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Damit Ihre Daten DSGVO-konform gespeichert werden, sollten Sie Folgendes beachten:
Datenschutzeinstellungen in OneDrive anpassen: Überprüfen Sie die Einstellungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Ihre Daten haben.
Verschlüsselung nutzen: Microsoft bietet Verschlüsselungstechnologien, die Ihre Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand schützen.
Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) prüfen: Lesen und akzeptieren Sie die von Microsoft bereitgestellte Vereinbarung, die die DSGVO-Konformität des Dienstes bestätigt.
Für detailliertere Informationen empfiehlt es sich, direkt mit Microsoft oder einem Datenschutzexperten Kontakt aufzunehmen, um sicherzustellen, dass Ihre individuellen Anforderungen erfüllt werden.
Was kann ich tun, wenn OneDrive meine Microsoft Office-Daten nicht synchronisiert?
Wenn die Synchronisation Ihrer Microsoft Office-Daten mit OneDrive nicht funktioniert, könnten diese Schritte hilfreich sein:
Internetverbindung prüfen: Eine stabile Internetverbindung ist entscheidend für die Synchronisation. Überprüfen Sie, ob Ihre Verbindung einwandfrei funktioniert.
Updates installieren: Veraltete Versionen von OneDrive oder Microsoft Office können Fehler verursachen. Schauen Sie nach verfügbaren Updates und aktualisieren Sie beide Programme.
Speicherplatz kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass sowohl auf Ihrem Gerät als auch in Ihrem OneDrive-Konto ausreichend Speicherplatz vorhanden ist.
Richtiges Konto verwenden: Vergewissern Sie sich, dass Sie mit dem korrekten Microsoft-Konto angemeldet sind.
Wenn das Problem weiterhin besteht, starten Sie Ihr Gerät neu und versuchen Sie es erneut. Zusätzliche Hilfe finden Sie in der OneDrive-Hilfe der Microsoft-Dokumentation.
Kann ich OneDrive mit mehreren Microsoft-Konten gleichzeitig nutzen, und wie funktioniert das?
Ja, Sie können OneDrive gleichzeitig mit mehreren Microsoft-Konten nutzen. Die OneDrive-App auf Ihrem Computer oder Mobilgerät ermöglicht es, mehrere Konten hinzuzufügen und separat zu verwalten. So können Sie problemlos zwischen den Konten wechseln, ohne Daten zu vermischen. Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, gehen Sie in den OneDrive-Einstellungen auf Konto hinzufügen. Melden Sie sich anschließend mit dem gewünschten Microsoft-Konto an. Die Dateien jedes Kontos werden in separaten Ordnern synchronisiert, sodass eine klare Trennung gewährleistet ist. Wichtig: Diese Funktion steht nur für persönliche und geschäftliche Konten zur Verfügung, sofern dies von Ihrer Organisation oder Microsoft erlaubt ist.